Profiter du confinement pour trier ses documents administratifs

Le printemps pointe le bout de son nez et avec lui des envies d’un intérieur rangé et épuré (moi c’est pas qu’au printemps), cela tombe bien c’est le moment du grand nettoyage (trop bien) et en cette période de confinement nous avons plus de temps pour s’y mettre.

C’est le bon moment pour faire un peu de tri dans sa paperasse. Je ne suis pas une grande fan du rangement des papiers, mais je déteste encore plus perdre du temps à chercher tel ou tel document quand j’en ai besoin. Vous savez ce genre de situation où ça vous prend 30 min pour retrouver le papier que vous devez envoyer en 5 min… J’ai bien connu par le passé et il est hors de question que je me fasse encore avoir.

Pour cela j’ai mis au point ma petite stratégie de classement, c’est un peu fastidieux à mettre en œuvre mais une fois installé, le temps consacré y est très restreint.

Ma méthode est simple, elle consiste à tout scanner ou presque.

Tout ce qui peut être conservé électroniquement passe au scanner, factures diverses et variées, attestations d’assurance, contrats de la banque, entretien de chaudière…

Tout sauf les fiches de paie, les contrats de travail, les titres de propriété, les diplômes et les documents d’état civil. Même si pour ces dernières j’ai une copie électronique pour faciliter les démarches administratives si besoin.

Une fois que tout est scanné il suffit de classer électroniquement les documents par catégories, mais simples les catégories sinon on ne s’y retrouve plus et on passe des heures à chercher. Pour moi c’est très bateau comme Banque, Assurances…

Cette méthode à deux points forts:

-une fois enregistré électroniquement, il suffit d’un clic pour envoyer les documents qui nous sont demandés, de vérifier le montant de telles ou telles factures ou les conditions d’un contrat. C’est très appréciable car j’ai tendance à moins procratiser puisque j’ai tout sous la main.

– Je ne garde pas les documents. Donc fini les systèmes de rangement compliqués et envahissants: classeurs, pochettes cartonnées et autres joyeusetés sans parler de la place dans le bureau ou dans une bibliothèque pour les ranger. Tous les documents que je dois garder sont dans un panier de rangement dans mon entrée. Pourquoi l’entrée, car c’est là ou moi ou mon mari ouvrons le courrier et le déposons machinalement dans la boite. Le but étant que ce soit le plus simple possible au quotidien.

En pratique comment ça fonctionne ?

– au début il faut tout scanner, alors selon les appareils cela peut être plus ou moins fastidieux (je sais de quoi je parle malheureusement). Je n’ai pas tout fait d’un coup, car il faut être honnête à un moment j’ai saturé, mais répartis à raison d’une ou deux heures par jour sur quelques jours ou quelques week-ends ça passe assez bien. Il y a une certaine euphorie à tout vider :). Je conseille au passage de faire un seul scan pour les factures des années précédentes (par exemple un pdf factures électricité 2019) c’est plus rapide à renommer et à scanner.

Une fois les documents scannés, je procède à plusieurs sauvegardes (on ne sait jamais), sur un disque dur externe, plusieurs clés USB… On peut bien évidement stocker sur le cloud mais je suis du genre suspicieuse, j’ai pas confiance.

Puis il faut détruire les papiers. Attention, il ne faut pas les mettre au recyclage. Ils contiennent des donnés privés, confidentielles il convient de les détruire proprement. En la matière j’ai un petit coté psychorigide :). Soit on se procure une déchiqueteuse (à la fin du confinement), ou alors on met les papiers dans la cheminée. Personnellement, je brûle tous mes papiers. Mon chéri rouspète un peu car ça fait beaucoup de cendres et ça salit la vitre du poêle…on peut pas tout avoir.

-Une fois cette étape réalisée, je mets les nouveaux documents que je reçois dans une petite pochette plastique et une fois par mois, disons tous les deux mois, j’y fais un peu de tri en scannant les nouveaux arrivants. A ce stade, c’est très rapide.

Et que de place gagnée 🙂

Il est bien sûr possible de stocker ses documents également dans son smartphone. C’est hyper pratique (avec le cloud c’est d’office le cas).

Car soyons honnête c’est plus facile de consulter et d’envoyer des documents par mail sur son téléphone portable confortablement installé sur son canapé que de devoir prendre son ordinateur. Malheureusement mon Galaxy Note 4 a rendu l’âme il y a quelques mois et j’ai récupéré un ancien iphone de mon chéri avec un écran beaucoup beaucoup plus petit, donc pour l’instant fini le confort pour moi, je dois utiliser mon ordi.

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